1. Identificación del Responsable
El Fondo Regional Humanitario para Colombia, en adelante el “Fondo” o el “Responsable”, determina las finalidades y los medios esenciales del tratamiento de los datos personales recolectados y utilizados en el marco del Mecanismo Común Interagencial de Rendición de Cuentas a las Poblaciones Afectadas y Gestión de Comentarios (AAP/CFM).
Razón social o identidad jurídica: El Fondo Regional Humanitario para Colombia
2. Objeto
Esta Política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, análisis, actualización, conservación, anonimización y supresión de datos personales tratados a través de CLARA. Su propósito es garantizar un tratamiento lícito, transparente, seguro y coherente con la acción humanitaria y con los derechos de las personas titulares.
El Mecanismo permite a las personas y comunidades afectadas por crisis humanitarias expresar opiniones, formular solicitudes, sugerencias, quejas o reclamos, compartir información sobre su experiencia con la asistencia y contribuir a mejorar los programas y servicios humanitarios.
3. Alcance
La Política se aplica a los datos personales tratados en el marco del Mecanismo Común Interagencial de Rendición de Cuentas a las Poblaciones Afectadas y Gestión de Comentarios (AAP/CFM).
Comprende los datos obtenidos mediante:
- CLARA incluidos mensajes escritos, audios y respuestas a preguntas cerradas o abiertas.
- La clasificación, asignación, gestión, respuesta, seguimiento, reporte y cierre de opiniones y casos.
CLARA complementa los mecanismos existentes de AAP, monitoreo, prevención de explotación y abuso sexual y gestión de casos. No sustituye los canales especializados para emergencias o incidentes sensibles.
4. Marco normativo
La Política se interpreta conforme a las normas colombianas aplicables y a los estándares humanitarios pertinentes, entre ellos:
- Constitución Política de Colombia, en particular el derecho a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 y normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
- Decreto 1074 de 2015, incluido el régimen aplicable a políticas, avisos, autorizaciones y transmisiones de datos.
5. Definiciones
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado de la persona titular para realizar un tratamiento de datos, salvo las excepciones legales.
Dato personal. Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible. Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluida información sobre salud, discapacidad, origen étnico, violencia, seguridad u otras circunstancias de vulnerabilidad.
Responsable. Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades y medios esenciales del tratamiento.
Encargado. Persona natural o jurídica que realiza tratamiento por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones.
Anonimización. Proceso irreversible que impide identificar o reidentificar razonablemente a una persona.
Seudonimización. Separación o reemplazo de identificadores que reduce el riesgo, pero permite reidentificación mediante información adicional protegida.
Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, análisis, actualización, transferencia, transmisión o supresión.
6. Principios
- Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
- Finalidad: Los datos se utilizarán para propósitos legítimos, específicos e informados.
- Libertad: La autorización será previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
- Veracidad o calidad: La información deberá ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: La persona podrá conocer la existencia y el uso de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: Solo accederán quienes lo necesiten y estén autorizados.
- Seguridad: Se aplicarán controles para evitar pérdida, alteración, uso, consulta o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento deberán guardar reserva.
7. Categorías de datos
Según el canal y la interacción, el Mecanismo podrá tratar las siguientes categorías:
- Datos de contacto y canal: número telefónico, dirección de respuesta, preferencia de contacto y canal utilizado.
- Contenido aportado: mensajes, respuestas, audios, comentarios, solicitudes, quejas, reclamos o sugerencias.
ACLARACIÓN: No es necesario proporcionar el nombre para participar en CLARA. Sin embargo, el número telefónico, los mensajes, audios y demás información enviada pueden permitir identificar directa o indirectamente a la persona.
8. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para:
- Recibir, registrar, organizar y analizar opiniones, necesidades, solicitudes, sugerencias, quejas, reclamos y consultas sobre la asistencia humanitaria.
- Conocer la experiencia de las comunidades respecto del acceso a información, participación, escucha, pertinencia, calidad, trato, seguridad, satisfacción y utilidad de la ayuda.
- Convertir audios a texto, desidentificar o separar identificadores cuando sea técnicamente posible y clasificar la información de forma automatizada o asistida.
- Relacionar la información con la ubicación, organización, proyecto, beneficio, fecha, sector, modalidad, naturaleza, sensibilidad, riesgo y pertinencia temática.
- Asignar números de ticket, diferenciar opiniones de casos, remitir información a la entidad competente y realizar seguimiento hasta el cierre.
- Contactar a la persona para aclarar información incompleta y remitir respuestas o actualizaciones sobre el caso.
- Identificar tendencias, necesidades, barreras, riesgos y oportunidades de mejora de la respuesta humanitaria.
- Elaborar indicadores, estadísticas, tableros e informes, utilizando información agregada o anonimizada para audiencias que no gestionan casos individuales.
- Realizar ajustes programáticos y apoyar la rendición de cuentas ante comunidades, socios, coordinadores y donantes.
- Garantizar seguridad, continuidad, soporte, auditoría y funcionamiento del canal y cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.
9. Autorización y aviso de privacidad
Antes de iniciar la interacción, el Mecanismo presentará un aviso de privacidad resumido y solicitará una manifestación expresa de autorización. La opción de autorizar estará separada de la opción de no autorizar. El silencio o la falta de respuesta no constituirán consentimiento.
La autorización para un contacto posterior no indispensable se solicitará de manera separada y su negativa no impedirá la recepción de la opinión. Las comunicaciones necesarias para aclarar, gestionar, actualizar o cerrar un caso autorizado forman parte del ciclo operativo informado.
10. Datos sensibles
La respuesta a preguntas sobre datos sensibles será facultativa. Antes de recolectarlos se informará que la persona no está obligada a autorizarlos, cuáles datos se solicitan y para qué serán utilizados.
El Mecanismo evitará solicitar detalles innecesarios y aplicará minimización, acceso reforzado, confidencialidad, trazabilidad y canales seguros. Cuando corresponda, se obtendrá autorización explícita y separada. Si la información sensible se recibe incidentalmente, se limitará su uso a la protección de la persona, la gestión o derivación autorizada y las obligaciones legales aplicables.
11. Datos de niñas, niños y adolescentes
CLARA está dirigido a personas mayores de dieciocho años. Cuando una persona indique que es menor de edad, el flujo directo no continuará y se proporcionará una orientación segura, salvo que exista un protocolo aprobado, una base jurídica aplicable y las autorizaciones requeridas.
Si se reciben accidentalmente datos de niñas, niños o adolescentes, se restringirá su acceso y se evaluará su eliminación, anonimización o conservación excepcional conforme al interés superior del menor y a la ley. La participación de menores en actividades presenciales solo podrá realizarse bajo un protocolo específico de protección, consentimiento y asentimiento cuando corresponda.
12. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial (IA)
El Mecanismo podrá utilizar inteligencia artificial para convertir audios a texto y apoyar la clasificación inicial de mensajes por ubicación, organización, fecha, tema, sector, modalidad, riesgo, sensibilidad, especificidad y pertinencia.
La IA será una herramienta de apoyo. Los casos que puedan implicar derivación, sensibilidad, riesgo o consecuencias relevantes serán sometidos a revisión humana por personal autorizado antes de su gestión. La persona podrá solicitar información, corrección o revisión de los datos asociados a su interacción a través de los canales indicados en esta Política.
13. Derechos de las personas titulares
Las personas titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informadas sobre el uso dado a sus datos y las entidades o categorías de destinatarios que los hayan recibido.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda y no exista un deber legal o contractual de conservación.
- Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento.
- Negarse a responder preguntas sobre datos sensibles.
- Solicitar revisión o corrección de información clasificada con apoyo automatizado.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el Responsable o Encargado.
14. Canales y legitimación
Las consultas y reclamos podrán presentarse mediante [CORREO].
Podrán actuar la persona titular, sus causahabientes, representantes o apoderados, previa acreditación de identidad o representación. Las solicitudes deberán incluir datos de identificación y contacto, descripción clara de lo solicitado, hechos y documentos que se quieran hacer valer.
15. Procedimiento para consultas
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este plazo, se informarán las razones de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
16. Procedimiento para reclamos
Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento se tramitarán conforme a las siguientes reglas:
- Si el reclamo está incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane la información.
- Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se complete la solicitud, se entenderá desistido el reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta la decisión.
El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo.
Cuando no sea posible responder dentro de dicho plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
