Organización

3iS es una organización internacional sin fines de lucro cuya función es brindar servicios de gestión de información a organizaciones humanitarias y de desarrollo, permitiendo a los socios tomar decisiones informadas que, en última instancia, brindan asistencia específica de alta calidad a las poblaciones más vulnerables del mundo. 3iS convierte los datos en información y crea conocimiento para los tomadores de decisiones que operan en conflictos, desastres, entornos posteriores a desastres y recuperación, así como otras situaciones de emergencias complejas y contextos de desarrollo.

Contexto

El objetivo principal de este proyecto es fortalecer la coordinación entre los actores humanitarios mediante el análisis, la evaluación y la prestación de servicios sinérgicos de gestión de información. A través de esta iniciativa, se promoverá el intercambio de información entre los actores humanitarios para mejorar la toma de decisiones y optimizar la capacidad de respuesta.

Las organizaciones de EVIDEM compartirán sus experiencias, conocimientos y lecciones aprendidas para alcanzar este propósito. Las actividades propuestas, junto con la experiencia de cada organización que conforma el consorcio, no solo se complementan entre sí, sino que también se alinean con la Iniciativa Emblemática 1, estableciendo una estructura de coordinación colectiva en gestión de información al servicio de las organizaciones humanitarias. Esto facilitará un enfoque centrado en las personas, asegurando que sus prioridades, necesidades y capacidades sean el eje de todas las acciones.

Aprovechando su experiencia en mecanismos de coordinación humanitaria y fortalecimiento de capacidades en gestión de información, 3iS busca fortalecer y capacitar a los socios humanitarios, permitiéndoles aprovechar y optimizar herramientas, tecnologías, plataformas y mejores prácticas en la gestión de información para responder de manera más efectiva a las crisis humanitarias.

Descripción del cargo

Brindar apoyo operativo, administrativo y técnico a los procesos de administración, recursos humanos, compras y logística de la organización, asegurando la correcta gestión documental, el seguimiento a los procedimientos internos y el cumplimiento oportuno de las políticas institucionales, contribuyendo a la eficiencia operativa y al adecuado funcionamiento de las áreas de soporte.

Este puesto reporta a la jefa de administración con sede en Colombia.

Principales responsabilidades y funciones

• Ejecutar actividades administrativas y de apoyo operativo conforme a los procedimientos y lineamientos institucionales.
• Gestionar, organizar y archivar documentación administrativa, contractual, financiera y logística, garantizando su actualización, integridad y confidencialidad.
• Elaborar y actualizar bases de datos administrativas y registros internos.
• Apoyar la elaboración de informes administrativos, reportes periódicos y cuadros de seguimiento.
• Apoyar la organización logística de reuniones, talleres, capacitaciones y eventos institucionales.
• Dar seguimiento a trámites administrativos, solicitudes internas y cronogramas establecidos.
• Apoyar los procesos de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con las políticas internas y procedimientos de compras de la organización.
• Solicitar y consolidar cotizaciones, realizar comparativos de precios y apoyar la elaboración de órdenes de compra.
• Gestionar y hacer seguimiento a las solicitudes de compra aprobadas, garantizando su trazabilidad.
• Apoyar la verificación de entregas de bienes y servicios, asegurando su conformidad con las órdenes de compra.
• Mantener actualizados los registros y archivos de procesos de compras y proveedores.
• Gestionar la logística de viajes, viáticos, alojamiento y transporte, conforme a las políticas internas.
• Apoyar los procesos de reclutamiento y selección de personal, incluyendo recepción, organización y verificación de hojas de vida, referencias, estudios de seguridad.
• Apoyar procesos de inducción, evaluación de desempeño, bienestar laboral, SG-SST y capacitación.
• Cumplir y promover el cumplimiento de las políticas internas, reglamento interno de trabajo y normas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Atender las instrucciones y requerimientos del superior inmediato relacionados con el cargo.
• Apoyar otras funciones administrativas, de recursos humanos, compras y logística que se deriven de las necesidades operativas de la organización

CALIFICACIONES MÍNIMAS

Educación

Técnico, tecnólogo o profesional en Administración de Empresas, Gestión Administrativa, Recursos Humanos, Logística, Contaduría o áreas afines.

Experiencia

Para ser elegible, la persona en aplicar a este cargo debe contar con al menos 3 años de experiencia en cargos administrativos, recursos humanos, compras y/o logística. Experiencia en manejo de documentación, procesos administrativos y apoyo a gestión del talento humano. Experiencia en procesos de compras, manejo de proveedores y apoyo logístico (deseable). Experiencia en organizaciones del sector social, cooperación internacional o sector humanitario (deseable).

Habilidades Técnicas

• Manejo intermedio–avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint).
• Conocimiento básico de legislación laboral, procesos administrativos y compras.
• Conocimiento de procedimientos de compras.
• Capacidad de organización, seguimiento y control documental.
• Elaboración de reportes administrativos y logísticos.
• Manejo responsable y confidencial de la información.
• Conocimientos en control interno y gestión de riesgos financieros.
• Organización y planificación.
• Trabajo en equipo y comunicación efectiva.
• Orientación al cumplimiento de procedimientos y resultados.

Idiomas

Se requiere un dominio fluido del español (hablado y escrito), conocimientos intermedios del idioma inglés (deseable).

Responsabilidad ante los beneficiarios

Se espera que el personal respete los principios de rendición de cuentas a los beneficiarios de los programas de 3IS en línea con las normas internacionales, al tiempo que involucra activamente a las comunidades beneficiarias como socios iguales en el diseño, seguimiento y evaluación de los proyectos de 3IS.

Términos del contrato

Denominación del cargo: Asistente Administrativo/a
Domicilio Contractual: Bogotá D.C.
Tipo de Contrato: Contrato Laboral a término fijo.
Fecha esperada de Inicio: 09 de febrero de 2026.
Fecha de terminación del contrato: 30 de abril de 2026.
Honorarios: COP 2.000.000 – COP 4.000.000

PRINCIPIOS GUÍAS:

Se espera que el personal respete la cultura local y las políticas, procedimientos y valores de 3IS en todo momento.

3IS tiene tolerancia cero con el acoso, la explotación y el abuso sexual, el rastreo humano, el abuso y la explotación infantil. Cualquier violación de estos principios y políticas será tratada como falta grave.

3IS es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades independientemente de los antecedentes. 3IS puede llevar a cabo comprobaciones de referencias con otras organizaciones sobre asuntos relacionados con el acoso sexual, la explotación y el abuso.

Fecha Límite 27 de enero 2026: Declaración: La Evaluación de candidatos se realizará de forma continua y el puesto podría cubrirse antes de la fecha límite de solicitud.